اگر می‌خواهید هاست ایمیل شرکت را عوض کنید، فقط ساختن دوباره آدرس‌هایی مثل info کافی نیست. نامه‌های قبلی، پوشه‌ها، تنظیمات ارسال و دستگاه‌های همکاران هم باید در برنامه انتقال باشند. هدف این است که بدانید هر بخش چه زمانی جابه‌جا می‌شود و سرویس قبلی را زودتر از موعد نبندید.
چه چیزهایی باید منتقل شوند؟
فهرستی از حساب‌های ایمیل و حجم مصرفی هرکدام تهیه کنید. آدرس مستعار، ارسال خودکار به آدرس دیگر و پاسخ خودکار را نیز جدا بنویسید. در یک شرکت فرضی، ممکن است فروش دو حساب مستقل داشته باشد اما آدرس info فقط پیام‌ها را به مسئول فروش بفرستد؛ این دو وضعیت را هنگام ساخت سرویس جدید یکسان در نظر نگیرید.
از همکاران بپرسید ایمیل را با وب‌میل می‌بینند یا نرم‌افزاری مثل Outlook. اگر برنامه با POP نامه‌ها را روی رایانه ذخیره کرده باشد، احتمال دارد بخشی از آرشیو فقط روی همان دستگاه باشد. کپی‌کردن صندوق روی سرور، آن آرشیو محلی را لزوماً منتقل نمی‌کند. از داده موجود نسخه پشتیبان قابل استفاده تهیه کنید.
هاست ایمیل جدا چه تغییری ایجاد می‌کند؟
محل میزبانی سایت و ایمیل می‌تواند متفاوت باشد. رکورد MX دامنه، سرور دریافت ایمیل را معرفی می‌کند؛ رکورد وب‌سایت وظیفه دیگری دارد. بنابراین برای انتقال ایمیل، لازم نیست بدون بررسی همه رکوردهای DNS یا نام‌سرورهای دامنه را عوض کنید.
پیش از خرید، تعداد حساب‌ها، سهم فضای هر حساب، محدودیت ارسال، امکان انتقال آرشیو و روش دسترسی کاربران را با نیاز شرکت تطبیق دهید. مشخصات و پلن‌های جاری هاست ایمیل آریا گستران در صفحه محصول آمده است. حجم فایل پیوست و تعداد کاربران را هم در پرسش خرید بنویسید؛ فضای کل به‌تنهایی معیار کافی نیست.
صندوق‌های مقصد را قبل از تغییر MX آماده کنید
حساب‌ها و آدرس‌های مورد نیاز را در مقصد بسازید و روش انتقال نامه‌ها را با پشتیبانی هماهنگ کنید. انتقال میان دو سرور از طریق IMAP یکی از روش‌های رایج است، اما پوشه‌ها، پیام‌های منتقل‌شده و محدودیت هر دو سرویس باید بررسی شوند. تقویم، مخاطبان و تنظیمات برنامه‌ها ممکن است به انتقال جداگانه نیاز داشته باشند.
بهتر است ابتدا یک حساب آزمایشی یا کم‌ریسک را بررسی کنید. چند پیام از پوشه دریافت، ارسال‌شده و پوشه‌های اختصاصی را در مقصد باز کنید. فقط برابرشدن تعداد پیام‌ها نشان نمی‌دهد همه پیوست‌ها و ساختار پوشه‌ها درست منتقل شده‌اند.
تغییر DNS و تنظیم ارسال را هماهنگ انجام دهید
مقادیر MX و رکوردهای احراز اصالت را از ارائه‌دهنده مقصد بگیرید. SPF مشخص می‌کند کدام ارسال‌کننده‌ها مجازند؛ DKIM به امضای پیام مربوط است و DMARC سیاست بررسی دامنه را تعیین می‌کند. رکوردهای یک سرویس را بدون تطبیق روی دامنه دیگر کپی نکنید.
اگر سایت، نرم‌افزار حسابداری یا سامانه پشتیبانی هم با نام دامنه ایمیل می‌فرستد، آن را در فهرست ارسال‌کننده‌ها بیاورید. تغییر ناگهانی سیاست DMARC به حالت سخت‌گیرانه، بدون شناخت این مسیرها می‌تواند نامه‌های معتبر را هم دچار مشکل کند. تنظیم صحیح این رکوردها نیز تحویل قطعی به Inbox را تضمین نمی‌کند.
سرویس قبلی را چه زمانی ببندیم؟
پس از تغییر MX، ممکن است بعضی فرستنده‌ها مدتی از اطلاعات DNS قبلی استفاده کنند. در این فاصله، صندوق‌های قدیم و جدید را کنترل و درباره همگام‌سازی نهایی با پشتیبانی هماهنگ کنید. زمان بستن سرویس قبلی را بر اساس پایان انتقال، رفتار DNS و نتیجه آزمون‌ها تعیین کنید، نه صرفاً رسیدن ساعت از پیش تعیین‌شده.
آزمون | چیزی که باید ببینید |
|---|---|
دریافت از بیرون شرکت | پیام در صندوق درست مقصد برسد |
ارسال به بیرون شرکت | پیام و هدرهای احراز اصالت بررسی شوند |
برنامه‌های همکاران | ارسال، دریافت و پوشه‌ها درست کار کنند |
فرم سایت | پیام آزمایشی با تنظیمات جدید ارسال شود |
آرشیو | پیام و پیوست نمونه در مقصد باز شوند |
برای درخواست انتقال، تعداد صندوق‌ها، حجم تقریبی، نام سرویس فعلی و روش استفاده همکاران را آماده کنید. رمزها را در متن عمومی یا تصویر آموزشی قرار ندهید؛ روش تحویل دسترسی را از پشتیبانی بپرسید. اگر هم‌زمان سایت هم جابه‌جا می‌شود، برنامه آن را از انتقال ایمیل جدا مشخص کنید و پلن‌های هاست سایت را مستقل از فضای ایمیل بسنجید.
برای جزئیات احراز اصالت و الزامات مقصد Gmail، راهنمای رسمی ارسال‌کنندگان گوگل را ببینید. نتیجه انتقال را با حساب‌های واقعیِ مجاز شرکت بررسی کنید؛ این راهنما گزارش انجام انتقال برای مشتری مشخصی نیست.
